El proceso básico de comunicación es cuando en el mismo una persona
“emisor” se pone en contacto con otra “receptor” a través de un mensaje
(el cual es enviado por medio de un canal) y espera que esta última dé
una respuesta ante lo que se le ha transmitido.
En el proceso del cual estamos tratando entran en juego seis elementos básicos, los cuales son:
- Emisor
Es quién emite el mensaje hacia uno o varios destinatarios. - Codificación
Es el proceso a través del cual el emisor prepara el
mensaje para que pueda ser comprendido por el receptor. La forma en como
el emisor elabore el mensaje va a depender del contenido de lo que
quiere comunicar, del canal que elija para divulgarlo, del momento y el
lugar donde va a trasmitir la información, del lenguaje que va a
utilizar y de la cultura que posee quien lo va a recibir. - Mensaje
Es el contenido de la comunicación que el emisor
transmite con una intención. Para asegurar la interpretación adecuada
del mensaje que se esta emitiendo es necesario que el emisor conozca a
quien se está dirigiendo, sus conocimientos y su cultura.
Aún así, con el fin de que no exista deformación en los mensajes
trasmitidos, un mensaje debe: ser transmitido con claridad para que el
receptor comprenda el contenido del mensaje; el mensaje que brinde el
emisor debe ser creíble; para que el emisor este seguro que el mensaje
fue captado, muchas veces es necesario repetir los conceptos hasta que
el receptor dé alguna señal de que fue entendido; también es importante
que la información que estemos transmitiendo sea útil y sirva a quien va
dirigida.
El receptor que se supone que debe conocer los signos utilizados
por el emisor, ante la recepción de un mensaje, debe preparar una
respuesta. Cuando menor sea el esfuerzo que el receptor utilice para
entender el mensaje mayor es la probabilidad de que el mensaje sea
recibido tal cual fue transmitido. - Canal
Es el medio a través del cual el mensaje llega al
destinatario, como ser: cartas, teléfono, radio, diarios, correos
electrónicos, revistas, conferencias, etc.
- Los canales que se utilizan dentro de las organizaciones
pueden ser formales e informales. Los formales son los que pone la
empresa a disposición de sus empleados para comunicarse, son planeados y
estructurados; los informales surgen espontáneamente de acuerdo a las
relaciones y al tipo de acercamiento que exista entre los miembros de la
organización. Los canales informales son los que pasan de una persona a
otra y se deforman en cada transmisión. Son aquellos sobre los cuales
la empresa no tiene control; denominados rumores, chismes, etc.
- Los canales de comunicación, de acuerdo a su dirección, se dividen en:
- › Canales verticales descendentes: Son los
utilizados por jefes cuando deben dirigirse a uno o varios subordinados
para comunicar que es lo que deben o no deben hacer. Los canales de este
tipo más utilizados en las organizaciones son: órdenes, instrucciones,
circulares, etc.
- > Canales verticales ascendentes: Es el
inverso al anterior, es el utilizado por los empleados cuando deben
dirigirse a sus superiores. Muchas veces se descuida este canal y se le
da mas importancia a los canales descendentes, pero este canal es
primordial ya que por un lado el empleado tiene libertad de expresión y
por el otro los jefes pueden obtener información sobre los intereses y
labores de sus subordinados. Los canales más utilizados son: reportes,
informes, quejas, sugerencias, etc.
- › Canales horizontales: Son los utilizados
por individuos de un mismo nivel jerárquico, ya sea en niveles
superiores e inferiores se transmiten e intercambian experiencias,
ideas, opiniones, conocimientos, información, etc.
- Decodificación
Es el proceso en el cual el receptor de la comunicación
trata de entender el mensaje recibido. Para que el mensaje transmitido
llegue con éxito además de que el emisor debe conocer los códigos del
destinatario, a su vez el receptor debe interpretar lo que transmite el
emisor no sólo verbalmente sino a través de sus gestos, la tonalidad de
su voz, su mirada, etc. También influyen los factores ambientales o
emocionales en que se desarrolla la comunicación.
Este es el proceso inverso de la codificación.
- Receptor
Es la persona hacia la cual va dirigido el mensaje, ya sea un
individuo o un grupo de individuos. En el momento en el cual recibe el
mensaje, el receptor inicia un proceso mental por el cual lo decodifica y
toma una actitud frente a el, ya sea de reacción o de asimilación.
Para su adecuada recepción, como ya vinimos remarcando en varias
oportunidades, el receptor debe conocer los códigos empleados por el
emisor. La asimilación o la reacción del receptor ante el mensaje
recibido van a depender de sus prejuicios, de sus emociones, de su
cultura, etc. - Si bien estos elementos que fuimos nombrando y explicando con
anterioridad son los fundamentales dentro del proceso de comunicación
también existen otros que intervienen en este proceso, como ser: